Proses Ketrampilan Dasar Komunikasi Di Tempat Kerja

Proses Ketrampilan Dasar Komunikasi Di Tempat Kerja – Mengapa kita berkomunikasi? Apakah fungsi komunikasi bagi manusia? Pertanyaan itu begitu luas, bisa dilihat dari berbagai sudut pandang, sehingga tidak mudah kita jawab. Akan lebih baik jika pertanyaan tersebut kita ubah menjadi “Apa yang mendorong kita berkomunikasi?” “Manfaat-manfaat apa yang kita peroleh dari komunikasi?”

Everett M. Rogers menyatakan komunikasi adalah suatu proses di mana dua orang atau lebih membentuk atau melaksanakan pertukaran informasi terhadap satu sama lain, yang pada gilirannya akan tiba kepada saling pengertian. Dalam makna yang sederhana, komunikasi adalah proses bertukar pengertian.

Gordon I Zimmerman merumuskan bahwa kita dapat membagi tujuan komunikasi menjadi dua kategori besar. Pertama, kita berkomunikasi untuk menyelesaikan tugas- tugas yang penting bagi kebutuhan kita. Kedua, kita berkomunikasi untuk menciptakan dan memupuk hubungan dengan orang lain.

Jadi komunikasi mempunyai fungsi isi, yang melibatkan pertukaran informasi yang di perlukan untuk menyelesaikan tugas, dan fungsi hubungan yang melibatkan pertukaran informasi mengenai bagaimana hubungan kita dengan orang lain.

Thomas M Scheidel mengemukakan bahwa kita berkomunikasi terutama untuk menyatakan dan mendukung identitas diri, untuk membangun kontak sosial dengan orang sekitar kita, dan untuk mempengaruhi orang lain untuk merasa, berpikir atau berperilaku seperti yang kita inginkan. Namun tujuan utama kita berkomunikasi adalah untuk mengendalikan lingkungan fisik dan psikologis kita.

Melihat pada fungsi komunikasi diatas menunjukkan betapa pentingnya komunikasi untuk membina hubungan yang baik. Para psikolog berpendapat bahwa kebutuhan utama kita sebagai manusia adalah menjalin hubungan sosial untuk memperoleh rasa aman melalui rasa memiliki dan dimiliki, memberi dan menerima persahabatan.

Elemen-elemen Dalam Model Komunikasi

Komunikasi merupakan faktor utama dalam perekonomian berbasis pengetahuan yang kini sedang berkembang dan merupakan pertimbangan pokok bagi siapa pun. Apa itu komunikasi? Dalam konteks kita, komunikasi adalah pengiriman informasi dan makna dari satu individu atau kelompok ke individu atau kelompok lainnya.

Elemen penting dalam komunikasi adalah makna. Proses komunikasi dikatakan berhasil jika penerima memahami suatu ide sebagaimana maksud pengirim.

Memprediksi pengaruh dari sebuah pesan dan menyesuaikan pesan untuk seorang penerima merupakan faktor kunci bagi keberhasilan komunikasi.

1. Pengirim Mempunyai Ide. Proses komunikasi dimulai ketika pengirim mempunyai sebuah ide atau pesan. Bentuk dari ide atau pesan akan dipengarui oleh beberapa faktor kompleks pada diri si pengirim: suasana hati, bingkai referensi latar belakang budaya dan keadaan fisik.
2. Pengirim Mengodekan Ide Dalam Pesan (encoding). Tahap berikutnya dalam proses komunikasi adalah mengodekan (encode). Pada tahap ini, mengubah ide ke dalam kalimat atau isyarat yang akan menyampaikan makna. Masalah utama dalam mengkomunikasikan pesan secara lisan adalah kata-kata (pesan) mempunyai arti yang berbeda bagi orang yang berbeda.
3. Pesan Berpindah Melalui Saluran (Channel). Media yang digunakan untuk mengirim pesan disebut ”saluran atau channel”. Pesan dapat disampaikan melalui komputer, telepon, ponsel, surat, memo, situs web dan lain-lain. Saluran dapat mengirimkan pesan secara verbal dan non verbal, maka pengirim harus memilih saluran dan membentuk pesan dengan teliti. Semua yang menganggu pengiriman pesan dalam proses komunikasi disebut ”hambatan” atau ”gangguan” (noise). Gangguan bisa datang dari luar dan dalam diri pelaku komunikasi, sehingga menyebabkan pesan tidak sampai atau bahkan terjadi kesalahpahaman.
4. Penerima Menguraikan Pesan (decoding). Individu kepada siapa pesan diperuntukkan disebut penerima (receiver). Menerjemahkan pesan dari bentuk simbol menjadi bermakna melibatkan proses penguraian (decoding). Komunikasi terjadi jika penerima pesan memahami pesan yang dikirim oleh pengirim yaitu berhasil menguraikan pesan
5. Umpan Balik Diberikan ke Pengirim (feedback). Umpan balik penerima pesan berupa respon verbal dan nonverbal merupakan bagian penting dalam proses komunikasi. Umpan balik membantu pengirim mengetahui pesan telah diterima dan dipahami oleh penerima.

Karakteristik Komunikasi yang Efektif

Untuk menjadikan pesan menjadi efektif, buatlah pesan tersebut praktis, faktual, padat, jelas mengenai apa yang diharapkan dan persuasif:

1. Sediakan informasi yang praktis. Berilah para penerima tersbut informasi yang bermanfaat, sehingga informasi tersebut dapat digunakan untuk membantu mereka dalam melaksanakan sebuah kegiatan atau memahami kebijakan baru organisasi.
2. Berikan fakta bukan kesan. Gunakan kalimat konkret detail yang spesifik dan informasi yang jelas, akurat dan etis.
3. Perjelas dan padatkan informasi. Berikan pokok-pokok informasi yang penting daripada memberikan semua informasi pada penerima pesan.
4. Nyatakan tanggung jawab dengan tepat. Tulislah pesan-pesan yang menghasilkan respon spesifik dari penerima tertentu.
5. Bujuk orang lain dan tawarkan rekomendasi. Tunjukkan pada para penerima pesan secara tepat bagaimana mereka akan mendapat manfaat dengan memberikan respon atau pesan Anda sesuai.

Tipe Komunikasi

Tipe komunikasi dikategorikan menjadi 5 tipe berdasarkan sudut pandang dan pengalaman dari masing-masing pakar yaitu :

1. Komunikasi dengan diri sendiri (intrapersonal communication) adalah proses komunikasi yang terjadi di dalam diri sendiri atau komunikasi dengan diri sendiri.
2. Komunikasi antarpribadi (interpersonal communication) adalah proses komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Komunikasi antara dua orang dalam situasi tatap muka disebut komunikasi diadik. Fungsi komunikasi antarpribadi untuk meningkatkan hubungan insani, menghindari dan mengatasi pertentangan (konflik) pribadi dan pengalaman dengan orang lain.
3. Komunikasi kelompok Kecil (small group communication) adalah komunikasi yang berlangsung antara tiga orang atau lebih secara bertatap muka atau menggunakan sebuah saluran (alat) untuk membantu interaksi satu dengan yang lain.
4. Komunikasi massa (mass communication) adalah proses komunikasi dimana pesan dikirim dari sumber lembaga kepada khalayak yang bersifat massal melalui alat-alat mekanis seperti televisi, radio dan surat kabar. Komunikasi massa berfungsi menyebarluaskan informasi, meratakan pendidikan dan menciptakan kegembiraan.
5. Komunikasi publik (public communication) adalah proses komunikasi pidato, kolektif, retorika. Komunikasi berfungsi menumbuhkan semangat kebersamaan, mempengaruhi orang lain, memberi informasi, mendidik dan menghibur.

Bentuk Dasar Komunikasi

Komunikasi bisa terjadi dalam berbagai bentuk, misalnya percakapan melalui telepon, mendengarkan radio dan sebagainya. Bentuk dasar komunikasi ada dua yaitu :

Komunikasi Verbal

1. Berbicara dan menulis
2. Mendengar dan membaca

Komunikasi Nonverbal

1. Emblems adalah sebuah isyarat yang memberikan makna langsung pada ymbol yang dibuat oleh gerakan tubuh (mengangkat jempol berarti terbaik untuk orang Indonesia tetapi terjelek untuk orang India).
2. Illustrators adalah gerakan tubuh ketika ingin memperjelas sesuatu (besar-kecilnya obyek).
3. Kinesics adalah gerakan tubuh.
4. Affect display adalah isyarat yang terjadi dikarenakan adanya dorongan emosional (ekspresi muka seperti menangis dan tertawa).
5. Regulators adalah gerakan tubuh yang terjadi di daerah kepala (menggeleng atau mengangguk).
6. Adaptory adalah gerakan tubuh sebagai tanda kekesalan (menggerutu dan menarik napas).
7. Gerakan mata mencerminkan isi hati seseorang.
8. Sentuhan adalah isyarat yang dilambangkan dengan sentuhan badan.
9. Paranguage adalah isyarat yang diakibatkan oleh intonasi atau volume seseorang saat berbicara.
10. Diam merupakan suatu komunikasi nonverbal yang memiliki arti yang luas.
11. Postur tubuh menggambarkan karakter atau kepribadian seseorang secara berbeda.
12. Warna dapat memberikan arti terhadap suatu objek.
13. Bunyi yang dikeluarkan oleh berbagai benda seperti lonceng dan tepuk tangan.
14. Bau dapat digunakan untuk melambangkan status seperti bau kosmetik.

Menyimak (Listening)

Pada umumnya, ketika berkomunikasi (proses komunikasi) orang akan lebih menekankan perhatian pada keterampilan berbicara. Namun, sebaiknya orang juga memiliki keterampilan menyimak. Dalam proses komunikasi, menyimak merupakan aspek yang sangat penting. Menyimak dapat diartikan sebagai aktivitas yang bersifat fisik dimana seseorang menerima, memperhatikan serta memahami suara. Menyimak secara efektif merupakan aktivitas aktif dari pikiran seseorang,

bukan hanya sekedar mendengarkan suara (aktivitas pasif). Jadi, perbedaan yang mendasar antara menyimak dengan mendengarkan yaitu menyimak memerlukan konsentrasi penuh agar dapat menginterpretasikan pesan yang didengar dengan baik kemudian memberikan umpan balik. Sedangkan mendengar, hanya mendengarkan secara sekilas dan tidak memberikan umpan balik.

Proses Menyimak

Terdapat 6 (enam) tahap dalam proses menyimak, yaitu:

1. Mendengarkan (hearing) merupakan aktivitas fisik dimana seseorang menerima pesan (suara) melalui indra pendengaran.
2. Memperhatikan (attention) merupakan perasaan seseorang secara terus menerus dipengaruhi oleh berbagai stimulus atau rangsangan yang berasal dari luar. Suatu rangsangan yang kuat biasanya mendapat perhatian dengan segera.
3. Memahami (understanding). Kedua tahap diatas belum memberikan makna atau arti terhadap pesan. Pada tahap memahami pesan yang dikirim (dilihat maupun didengar) orang mulai akan memberi makna.
4. Mengingat (remembering) merupakan tahap menerima pesan yang dikirimkan dan diinterpretasikan kemudian disimpan dalam ingatan. Jika diperlukan pesan akan dikeluarkan lagi dari ingatan.
5. Mengevaluasi (evaluating) merupakan tahap mempertimbangkan pesan yang diterima antara fakta dan opini. Pada tahap ini penerima pesan (pendengar) akan melakukan pertimbangan berkaitan dengan pesan yang diterima.
6. Menanggapi (responding). Tahap terakhir adalah merespon atau menanggapi pesan dengan cara memberikan umpan balik dapat berupa komunikasi verbal atau nonverbal.

Kemampuan Menyimak Di Tempat Kerja

1. Mengontrol gangguan eksternal dan internal. Secara eksternal, carilah tempat dimana Anda bisa menyimak tanpa kebisingan yang dapat menyebabkan percakapan terganggu. Secara internal cobalah untuk fokus sepenuhnya pada pembicara.
2. Terlibat secara aktif. Tunjukkan bahwa Anda mendengarkan dengan baik (agak mencondongkan badan dan menjaga kontak mata).
3. Pisahkan fakta dari opini. Fakta adalah kebenaran yang diketahui ada, sedangkan opini adalah pernyataan dari penilaian preferensi pribadi.
4. Identifikasi fakta-fakta penting. Pada saat mendengarkan, Anda harus dapat memilih informasi yang penting atau tidak penting.
5. Jangan menyela. Bila seseorang sedang berbicara jangan menyela dengan jawaban atau opini dengan cepat. Jika Anda menyela dapat menghalangi Anda mendengarkan pesan secara lengkap.
6. Mengajukan pertanyaan penjelas. Pendengar yang baik menunggu saat yang tepat dan kemudian mengajukan pertanyaan tidak menyerang pembicara.

Jenis Mendengarkan Di Tempat Kerja

1. Mendengarkan pimpinan meliputi mendengarkan intruksi, penugasan dan penjelasan prosedur kerja
2. Mendengarkan karyawan meliputi ide karyawan, mendorong kreativitas, membangun loyalitas dan komitmen
3. Mendengarkan pelanggan dan stake holder berorientasi pada pelayanan sehingga dapat meningkatkan produktifitas, keuntungan dan penjualan.

Kendala Komunikasi Antar Pribadi

Agar dapat saling memahami maka pengirim dan penerima pesan harus memiliki pengertian yang sama. Kendala komunikasi antar pribadi yaitu:

1. Perbedaan persepsi dan bahasa. Terjadi ketika kesalahan atau perbedaan mengartikan pesan dalam proses komunikasi.
2. Bingkai referensi yang berbeda. Bingkai referensi dibentuk oleh manusia berdasarkan kombinasi pengalaman, pendidikan, budaya, harapan, agama dan unsur lainnya. Hal ini akan mengakibatkan munculnya dugaan (prasangka) dan harapan yang kita ciptakan sendiri ke dalam suatu komunikasi.
3. Pendengaran yang buruk. Kendala yang terjadi dari kondisi seseorang seperti melamun, mengantuk, tidak tertarik atau lelah.
4. Gangguan. Kendala lain meliputi keterlibatan emosional dan gangguan fisik (bermasalah dengan pendengaran).

Cara Mengatasi Kendala Komunikasi

Beberapa cara untuk mengatasi kendala dan memperbaiki komunikasi agar menjadi efektif adalah :

1. Menjaga dan memelihara iklim komunikasi terbuka. Iklim komunikasi merupakan campuran dari nilai, tradisi dan kebiasaan.
2. Memegang teguh etika berkomunikasi.
3. Memahami kesulitan komunikasi lintasbudaya.
4. Menggunakan pendekatan komunikasi yang berpusat pada penerima pesan.
5. Menggunakan teknologi secara bijaksana dan bertanggung jawab untuk mendapat dan membagi informasi.
6. Menciptakan dan memproses pesan secara efektif dan efisien. Hal ini dapat dilakukan dengan cara :

• memahami penerima pesan
• menyesuaikan pesan dengan penerima
• mengembangkan dan menghubungkan gagasan
• mengurangi jumlah pesan

1. Pola / Prosedur Komunikasi

Pada kenyataannya semua organisasi pasti berkomunikasi dengan berbagai pihak (khalayak) untuk mencapai saran dan tujuannya, oleh karena itu sebaiknya organisasi menggunakan berbagai pendekatan yang berbeda antara satu organisasi dengan organisasi lainnya. Bagi organisasi berskala kecil, yang hanya memiliki sedikit pegawai, maka proses penyampaian informasi dapat dilakukan secara langsung kepada para pegawai tersebut. Beda halnya dengan organisasi berskala besar yang memiliki ratusan bahkan ribuan pegawai, maka proses penyampaian pesan atau informasi kepada mereka menjadi cukup rumit.

Secara umum, pola komunikasi dalam organisasi dapat dikelompokkan menjadi saluran komunikasi formal dan non-formal.

Saluran Komunikasi Formal

Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, terlihat berbagai jenis posisi atau kedudukan yang masing-masing memiliki kejelasan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian  informasi  dari  pimpinan  kepada bawahan, ataupun dari manajer ke pegawai, pola  pengiriman  pesan atau informasi dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah (downward communication), komunikasi dari bawah ke atas (upward communication), komunikasi horisontal (horizontal communication) dan komunikasi diagonal (diagonal communication).

Komunikasi dari Atas ke Bawah

Secara sederhana, pengiriman pesan atau informasi dari pimpinan ke bawahan merupakan komunikasi dari atas ke bawah (top-down/downward communication). Alur komunikasi dari atasan ke bawahan tersebut biasanya terkait dengan tanggung jawab dan wewenang seseorang dalam organisasi. Contohnya ketika seorang pimpinan, menggunakan jalur komunikasi ke bawah dengan maksud untuk memberikan pengarahan, pengkoordinasian atau pengendalian beberapa pekerjaan pada tingkat atau level bawah.

Pada dasarnya komunikasi dari atas ke bawah dapat dikategorikan sebagai perintah, intruksi, dan prosedur yang harus dilaksanakan oleh para bawahan, oleh karena itu diperlukan satu bahasa yang sama, sederhana, dan mudah dimengerti dan dipahami.

Komunikasi ke bawah dapat menggunakan bentuk komunikasi tulisan dan lisan. Contoh komunikasi ke bawah yang berbentuk tulisan adalah notes, news letter, madding, kotak informasi dan pengumuman. Sedangkan contoh komunikasi lisan adalah pertemuan tim kerja, percakapan formal dan informal, dan wawancara formal antara pimpinan dengan pegawai.

Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu:

1. Memberi pengarahan atau instruksi kerja.
2. Memberi informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan.
3. Memberi informasi tentang prosedur dan praktek organisasional.
4. Memberi umpan-balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan.
5. Menyajikan informasi mengenal aspek ideologi yang dapat membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

Salah satu kelemahan dari saluran komunikasi ke bawah ini adalah dapat terjadi penyaringan pesan atau informasi penting sebelum disampaikan kepada para pegawai (bawahan). Dengan kata lain, pesan atau informasi yang diterima para bawahan menjadi tidak lengkap atau tidak jelas.

Komunikasi dari Bawah ke Atas

Dalam struktur organisasi, komunikasi ke atas (bottom- up/upward communication) berarti alur pesan atau informasi berasal dari bawah menuju ke atas. Pesan atau informasi berasal dari para pegawai selanjutnya disampaikan ke divisi pemasaran, ke manajer penjualan, dan akhirnya ke manajer umum.

Untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang terjadi dalam organisasi dan dalam hal pengambilan keputusan secara cepat dan tepat. Sebaiknya, seorang pimpinan selalu mendengar dan memperhatikan aspirasi atau masukan yang berasal dari bawah (pegawai). Dengan kata lain, partisipasi bawahan dalam proses pengambilan keputusan akan sangat membantu pencapaian tujuan organisasi.

Para pimpinan harus mempunyai kepercayaan kepada para pegawainya sehingga akan tercapai keberhasilan komunikasi ke atas. Jika pimpinan tidak percaya maka pesan atau informasi yang disampaikan pegawai menjadi tidak berguna, yang terjadi munculnya perasaan curiga atau ketidakpercayaan terhadap setiap pesan atau informasi tersebut.

Salah satu kelemahan komunikasi ke atas adalah ada kemungkinan bawahan (pegawai) hanya menyampaikan pesan atau informasi (laporan) yang bagus-bagus saja, tidak sesuai dengan faktanya. Seringkali terjadi dimana pegawai berusaha untuk menyembunyikan informasi yang dapat memberikan kesan buruk atau tidak disenangi oleh pimpinan. Mengapa demikian? Hal ini terjadi dikarenakan para pegawai berasumsi bahwa dengan hanya menyampaikan informasi yang baik-baik saja, ia dapat menjaga atau menyelamatkan posisinya, namun tidak menyelesaikan permasalahan.

Jika seorang bawahan (pegawai) menyampaikan pesan atau informasi yang tidak baik seperti munculnya kemunduran target penjualan, mogok kerja beberapa buruh, kegagalan pelayanan pelanggan,  tingginya  keluhan  pelanggan, menumpuknya hutang, dan sejenisnya dalam suatu organisasi, maka berarti kinerja atau prestasi kerja pegawai yang ada di divisi atau bidang tersebut tidak baik. Seorang bawahan (pegawai) biasanya tidak ingin kinerja atau produktivitas dinilai tidak berhasil, sehingga mereka memilih tidak melaporkan kegagalan tersebut sama sekali.

Komunikasi Horizontal

Komunikasi horizontal (komunikasi lateral) merupakan proses komunikasi yang terjadi antara divisi-divisi yang memiliki tingkatan  sejajar/sederajat  dalam  suatu  organisasi.  Salah  satu maksud dan tujuan komunikasi horizontal adalah melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberi informasi kepada bagian atau departemen/divisi/bagian yang     memiliki kedudukan sejajar.

Pada dasarnya pimpinan harus saling bertukar pesan atau informasi dengan rekan  kerja dari departemen/divisi/bagian  yang  berbeda, terutama apabila sedang menghadapi permasalahan dalam organisasi. Komunikasi horizontal berfungsi untuk koordinasi di antara pimpinan yang memiliki posisi sederajat, baik di dalam satu departemen maupun di antara beberapa departemen.

Komunikasi Diagonal

Bentuk komunikasi diagonal sedikit berbeda dengan bentuk- bentuk komunikasi sebelumnya. Komunikasi diagonal (diagonal communication) melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya komunikasi formal antara pimpinan produksi dengan divisi penjualan, antara bagian sumber daya manusia dengan divisi diklat, dan antara pimpinan keuangan dengan bagian promosi.

Bentuk komunikasi diagonal memang menyimpang dari bentuk-bentuk komunikasi tradisional yang ada, seperti komunikasi dari bawah ke atas dan komunikasi dari atas ke bawah. Suatu studi penelitian yang pernah dilakukan menunjukkan bahwa baik komunikasi lateral maupun komunikasi diagonal lebih banyak diterapkan dalam suatu organisasi yang berskala besar dimana terdapat saling ketergantungan yang cukup besar (interdependence) antara bagian-bagian atau departemen-departemen dalam organisasi tersebut.

Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah:

1. Penyebaran pesan atau informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional.
2. Memungkinkan individu dari berbagai divisi atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.

Selain memiliki kekuatan, komunikasi diagonal juga memiliki kelemahan. Salah satunya adalah komunikasi diagonal dapat menghambar alur komunikasi rutin dan telah berjalan normal dalam suatu organisasi. Serta, komunikasi diagonal dalam organisasi yang berskala besar sulit dikendalikan secara efektif.

Keterbatasan Komunikasi Formal

Walaupun saluran komunikasi formal memegang peranan yang sangat penting dalam suatu organisasi berskala besar, namun komunikasi formal memiliki dampak yang merugikan, baik dari sudut pandang perseorangan maupun organisasi.

Dilihat dari sudut pandang perseorangan, komunikasi formal sering menyebabkan rasa kecewa atau tidak puas bagi pihak tertentu, dikarenakan keterbatasannya untuk terlibat dalam proses pengambilan keputusan organisasi. Dalam struktur organisasi berskala besar, untuk melakukan komunikasi dengan pimpinan puncak harus terlebih dahulu melalui beberapa lapisan manajer yang ada di bawahnya. Artinya banyak jalur yang harus dilewati sebelum akhirnya dapat berkomunikasi secara langsung dengan pimpinan puncak.

Oleh karena itu, jika seseorang mempunya ide atau gagasan yang yang baik untuk kemajuan organisasi, maka terlebih dahulu ia harus menyampaikannya pada pimpinan tingkat bawah (seperti supervisor), sebelum akhirnya dapat disampaikan ke pimpinan puncak. Namun, karena supervisor atau pimpinan tingkat bawah berhak untuk tidak setuju dan menolak ide tersebut, maka para bawahan seringkali berusaha untuk menyampaikannya langsung ke pimpinan puncak, dengan risiko karirnya dalam organisasi akan terancam.

Kemudian bagaimana jika dipandang dari sundut pandang organisasi? Permasalahan terbesar yang dihadapi oleh organisasi dengan saluran komunikasi formal adalah kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan dalam proses penyampaian pesan atau informasi ke tingkat yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur komunikasi dapat menyebabkan terjadinya kesalahpahaman.

Setiap informasi atau pesan yang mengalir baik dari atas maupun bawah kemungkinan terjadi perubahan atau perbedaan dari pesan aslinya. Sebagai akibatnya, pimpinan puncak kemungkinan menerima informasi yang tidak lengkap atau kurang jelas tentang apa yang sebenarnya terjadi di tingkat bawah. Begitu pula dengan para bawahan (pegawai) kemungkinan juga menerima suatu informasi yang tidak jelas dari pimpinan.

Salah satu cara mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi dalam proses komunikasi adalah mengurangi jumlah tingkatan (level) dalam struktur organisasi. Semakin sedikit tingkat dalam jalur komunikasi, semakin mengurangi terjadinya kesalahpahaman. Struktur organisasi yang flat dengan tingkat organisasi yang lebih sedikit, dan lebih banyak rentang kendalinya (span of control) akan membantu mengurangi terjadinya distorsi. Struktur organisasi yang flat dapat digambarkan dalam bagan berikut ini.

Saluran Komunikasi Informal

Struktur organisasi formal dapat menjelaskan proses penyampaian informasi dari satu bagian ke bagian yang lain sesuai dengan jalur hirarki yang ada. Namun, pada kenyataannya nampaknya garis-garis dan kotak-kotak yang tergambar dalam struktur organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam suatu organisasi untuk saling bertukar informasi. Hal ini menyebabkan diperlukannya keberadaan jaringan komunikasi informal dalam suatu organisasi. Pada umumnya jaringan ini sering digunakan oleh para pimpinan untuk mengawasi pegawainya dalam melaksanakan pekerjaannya.

Pada jaringan komunikasi informal, semua pihak yang berada dalam organisasi dapat saling bertukar informasi dan pesan dengan bebas tanpa memperhatikan jenjang hirarki, pangkat dan kedudukan/jabatan. Walaupun terkadang mereka hanya memperbincangkan sesuatu yang bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru didengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron TV, kadangkala mereka juga bicara hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja dalam organisasinya. Lebih lanjut, terdapat beberapa orang yang lebih percaya terhadap isu atau informasi yang didapat dari komunikasi informal daripada informasi yang berasal dari para pimpinan organisasi.

Sekian dulu penjelasan tentang Proses Ketrampilan Dasar Komunikasi Di Tempat Kerja semoga dapat menjadi referensi bagi anda, jika postingan ini dirasa menarik bagi anda silahkan bagikan postingan ini. Terima kasih telah berkunjung.