Pembelajaran Sistem Kearsipan – Berdasarkan Undang-undang No. 7 tahun 1971, pengertian arsip adalah :
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Pada Undang-undang tersebut arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis dalam bahasa Inggris disebut record.
Sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor. Arsip statis ini dalam bahasa Inggris disebut archieve. Dua istilah record dan archieve di atasa sering disebut dengan istilah arsip (bahasa Belanda archief). Sehingga Record Management diterjemahkan dengan Tata Kearsipan atau Manajemen Kearsipan.
Apa pun sebutan dan istilahnya , yang dimaksud dengan arsip disini adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro-film), media computer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy, dan lain-lain.
Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kertas, kertas film (celluloid), dan media computer (disket, pita magnetik, flash disk dan sebagainya). Karena itu sekarang terdapat 2 (dua) jenis arsip ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan, yaitu :
- Arsip otentik
- Arsip tidak otentik.
Arsip otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.
Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, microfilm, keluaran (output/print-out) computer, dan media komputer seperti flash disk dan sebagainya.
Berikut merupakan beberapa contoh arsip: surat, surat perjanjian, teleks, telegram, faktur, memo, laporan, kartu, formulir, daftar, gambar, foto, peta, kuitansi, cheque, cetak-biru, table, grafik, film, microfilm, microfische, slide, data- data, akte, hasil facsimile, media computer (disket, flash disk, magnetic tape, piringan), dan lain-lain.
Aktivitas atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut Manajemen Kearsipan. Dengan lengkap dapat dikatakan bahwa Manajemen Kearsipan adalah kegiatan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan. Jadi kegiatan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati.
Khusus untuk arsip yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai sangat penting bagi perkantoran akan disimpan selama-lamanya di perkantoran bersangkutan sebagai arsip abadi. Sedangkan sesuai dengan Undang-undang No. 7 tahun 1971 arsip dinamis yang sudah tidak diperlukan di perkantoran tetapi mempunyai nilai nasional yang perlu dilestarikan selama-lamanya, kemudian harus dikirim ke Arsip Nasional (ARNAS) untuk disimpan abadi sebagai arsip statis.
ARNAS adalah lembaga pemerintah yang mempunyai tugas untuk menyimpan, menyelamatkan, mengolah, dan menyediakan arsip statis sebagai bahan bukti seluruh pertanggungjawaban pemerintah maupun bangsa. Arsip Nasional yang berada di Ibu Kota Republik Indonesia merupakan inti organisasi dari lembaga kearsipan nasional sehingga disebut sebagai Arsip Nasional Pusat. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu Kota Daerah Tingkat I, termasuk daerah-daerah setingkat dengan Daerah Tingkat I, disebut Arsip Nasional Daerah.
Ruang Lingkup
Dapat dikatakan bahwa di mana ada kegiatan manusia, niscaya di situ akan terdapat arsip. Manusia selalu memerlukan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan, sehingga memerlukan arsip sebagai alat bantu untuk mengingat baik untuk keperluan administrasi, hukum, dan kepentingan- kepentingan pembuktian-pembuktian yang otentik dan sebagainya.
Dengan adanya arsip akan timbul kegiatan yang berhubungan dengan kearsipan, baik dengan peralatan yang paling sederhana maupun dengan peralatan yang paling canggih atau teknologi tinggi seperti misalnya komputer. Sejak manusia mulai merekam berbagai kegiatan dengan mempergunakan daun papyrus, tablet tanah liat, ataupun daun lontar semenjak itu pulalah sejarah kearsipan mulai berlangsung.
Pada awalnya transaksi dan kegiatan manusia dengan manusia lainnya cukup didasari atas saling percaya dan daya ingat. Jual beli dapat berlangsung dengan tukar-menukar atau barter, misalnya antara orang pantai dan petani. Oleh orang pantai hasil lautnya ditumpuk di suatu tempat, kemudian datang petani mengambil hasil laut tersebut dan meninggalkan hasil pertaniannya. Barter tersebut terjadi tanpa komunikasi sama sekali.
Cara transaksi dan kegiatan seperti contoh diatas, tentu saja tidak dapat berjalan terus. Aktivitas dan keperluan manusia makin bertambah banyak dan rumit disebabkan oleh pertambahan jumlah manusia dan perkembangan peradabannya. Dewasa ini, transaksi keuangan misalnya, niscaya disertai dengan tanda bukti berupa kuitansi. Transaksi barang akan disertai dengan tanda bukti berupa faktur. Bahkan sebagai tanda bukti persetujuan diperlukan lagi adanya surat perjanjian.
Kuitansi, faktur, dan surat perjanjian tersebut adalah sebagian kecil dari sekian banyak contoh catatan atau rekaman yang terjadi dari adanya kegiatan kita sehari-hari. Catatan dan rekaman tersebut kita sebut arsip.Pemakaian bukti tertulis memang sudah melembaga pada setiap kegiatan. Bahkan terdapat kecenderungan bahwa semakin canggih peralatan teknologi yang dipergunakan untuk suatu kegiatan, semakin bertambah banyak rekaman atau arsip (output/keluaran) yang dihasilkan, dan penggunaan arsip dalam bentuk formulir disebut sebagai masukan (input), misalnya saja pada pemakaian peralatan computer.
Bukti atau rekaman yang diperlukan dan dihasilkan dari setiap kegiatan itulah yang perlu kita tata secara sistematis agar dapat dengan mudah dan cepat ditemukan bilamana sewaktu-waktu diperlukan.Setiap kantor, baik kantor pemerintah, swasta, pabrik, maupun organisasi, bahkan rumah tangga dan perorangan, niscaya akan terlibat dengan arsip. Setiap unit kerja di perkantoran mempunyai arsip. Demikian pula pejabat-pejabat secara perorangan seringkali mempunyai arsip. Jumlah masing-masing arsip yang dikelola mungkin sedikit, mungkin pula banyak.
Mungkin saja mempergunakan ruangan–ruangan yang banyak, dapat pula mempergunakan satu almari arsip (filing cabinet), atau bahkan hanya ditempatkan pada map-map yang tersusun di meja. Kesemuanya menunjukan bahwa setiap orang cenderung hidup bersama arsip , baik di tempat pekerjaan maupun di rumah. Itu merupakan ciri kehidupan manusia modern, yaitu manusia yang kegiatannya dibantu dengan informasi. Informasi terdapat pada berbagai macam media, dan salah satunya adalah arsip.
Sesungguhnya penanganan atau pengelolaan arsip sudah dimulai dari rumah. Arsip-arsip yang penting bagi administrasi rumah tangga misalnya kuitansi dan bon perbelanjaan, rekening (listrik, gas, televisi dan telepon), cicilan rumah, cicilan alat-alat rumah tangga, surat undangan, surat-surat asuransi, ijazah,
sertifikat, dan sebagainya. Banyak macam lagi yang masih bisa disebutkan, yang sesungguhnya memerlukan penataan yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan dengan cepat bilamana diperlukan. Di took alat tilis atau supermarket sudah banyak dijual buku berkantong untuk tempat menyimpan surat-surat atau arsip di rumah. Pada setiap kantong dapat diberi label mengenai subjek surat yang diisikan pada kantong bersangkutan, misalnya: Asuransi, Dokter, Listrik, dan sebagainya.
Kantor-kantor pemerintah, swasta, dan lain-lainnya niscaya banyak mempergunakan arsip. Arsip tersebut dapat terjadi karena adanya transaksi kegiatan ataupun hasil dari suatu proses administrasi dan komunikasi internal dan eksternal. Para pejabat dari berbagai tingkat manajemen sering kali menyimpan arsip-arsip (penting)-nya sendiri, di samping arsip-arsip yang disimpankan oleh sekretarisnya.
Para sekretaris niscaya akan disibukkan oleh pekerjaan filing. Ada banyak macam sekretaris dan bidang kegiatan yang dipegangnya. Kecepatan dan ketepatan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh atasannya banyak tergantung kepada tersedianya data dan informasi yang ada pada almari-arsipnya, serta kecepatan penemuan kembali arsip-asip bersangkutan.
Para karyawan yang bertugas pada unit-unit kerja pembukuan, pemasaran, tata usaha, pengawasan, personalia, penggajian, perlengkapan, gudang, kendaraan, humas, resepsionis, computer, pelaporan, penelitian, dan pengembangan, niscaya banyak bekerja dengan file. Bahkan seperti sudah dikatakan diatas, setiap unit kerja yang bekerja dengan “kertas bertulisan”, niscaya akan terlibat dengan pekerjaan filing.
Kantor-kantor yang kegiatannya banyak berhubungan dengan pelayanan masyarakat diharapkan mempunyai file yang dapat berjalan efisien dan efektif. Kantor pemerintah yang umumnya berfungsi melayani kepentingan umum seperti misalnya kantor pajak, kantor kelurahan sampai kantor gubernur, perbankan, asuransi, rumah sakit, universitas, departemen-departemen pemerintah, lembaga-lembaga tinggi seperti MPR, DPR, DPA, dan Mahkamah Agung, kepolisian, pengadilan dan lain-lain merupakan tempat-tempat yang memerlukan penataan arsip dengan sebaik-baiknya. Kalau tidak, pelayanan masyarakat yang diberikan niscaya akan lamban dan tidak memuaskan.
Banyak ditemui situasi pelayanan administratif yang masih dalam taraf terbelakang berada di tengah – tengah perkantoran modern yang menjulang tinggi ke angkasa. Pejabat-pejabat kantor bersangkutan turun-naik mobil mengkilap super-modern, dan bekerja lengkap dengan jas dan dasi di bawah naungan sejuknya AC, tetapi administrasi yang dikelola di bawah tanggung jawabnya masih berada di alam terbelakang.
Para langganan menunggu berjam- jam untuk dapat dilayani. Padahal para langganan itu akan membayar pajak, menabung, menguangkan cek, membayar iuran televisi, atau membayar kredit rumah murah. Siapakah yang bersalah kalau kemudian lama-lama para langganan segan melakukan kewajibannya sebagai warga Negara yang baik? System administrasi hendaklah menimbulkan kemudahan masyarakat untuk membayar, bukan sebaliknya, mendorong masyarakat enggan melakukan pembayaran.
Banyak kantor pemerintah yang menyimpan berbagai jenis arsip seperti surat kelakuan baik, sidik jari, akte kelahiran, surat tanah, dan lain-lain, yang kalau sewaktu-waktu diperlukan tidak dapat dicari dengan cepat. Padahal setiap hari bertumpuk-tumpuk formulir yang diisi di berbagai kantor. Di mana-mana mengisi formulir. Tetapi besok lusa bila diperlukan tidak dapat dicari lagi.
Masalah kelambatan pelayanan masyarakat pada berbagai kantor seperti disebutkan di atas, dapat dialami pula pada kantor seperti pada bank misalnya. Sungguh sangat memprihatinkan. Salah satu factor penyebabnya adalah masalah penemuan kembali file yang relatif lama. Formulir-formulir isian yang data dan informasinya sudah dimasukkan ke computer, untuk keperluan pembuktian hukum dan lain-lain masih tetap harus disimpan sebagai arsip otentik sampai batas waktu tertentu. Karena itu, semakin canggih peralatan makin diperlukan penyimpanan arsipnya.
Penataan arsip dapat dikerjakan secara manual (tangan) dan komputer. Penataan arsip yang benar niscaya mempercepat penemuan kembali, kendatipun ini masih dilakukan secara manual. Kalau sistemnya sudah benar, maka perubahan dari pengelolaan dengan tangan ke pengelolaan dengan computer sangat mudah dilakukan. Sebab yang disusun oleh tangan ataupun komputer pada hakikatnya sama, yaitu huruf-huruf, angka-angka, dan tanda-tanda baca. Ruang lingkup pekerjaan kearsipan memang luas. Pengaruhnya sangat besar terhadap kelancaran administrasi suatu program (kegiatan), yang meliputi administrasi perencanaan, administrasi pelaksanaan, dan administrasi pengawasan.
Demikian pembahasan singkat tentang Pembelajaran Sistem Kearsipan semoga dapat menjadi referensi bagi anda, jika postingan ini dirasa menarik bagi anda, silahkan share/bagikan postingan ini. Terima kasih telah berkunjung.
