Instrumen Audit Sistem Informasi Akademik

Diposting pada

Instrumen Audit Sistem Informasi Akademik – Tahap perencanaan audit merupakan langkah pertama dan sekaligus merupakan tahap yang paling penting dalam proses audit untuk memutuskan prioritas audit, arah dan pendekatan audit, serta perencanaan alokasi sumber daya dan waktu bagi audit yang bersangkutan. Ada 3 tahapan dalam perencanaan audit yaitu:

Penentuan ruang lingkup dan sasaran audit

Penentuan ruang lingkup dan sasaran audit ditetapkan untuk menunjukkan seberapa luas cakupan audit yang akan dilaksanakan pada perusahaan/institusi sehingga proses audit akan berjalan dengan terarah.

Ruang lingkup dari audit sistem informasi akademik.

Audit yang dilakukan berfokus pada pengendalian umum dan pengendalian aplikasi sehubungan dengan proses kegiatan belajar dan pelayanan informasi pada mahasiswa. Adapun pengendalian umum yang akan diperiksa adalah mengenai pengendalian manajemen operasi dan pengendalian manajemen keamanan yang berfokus pada komputer sebagai aset fisik dan data atau informasi persediaan sebagai aset logik.  Sedangkan pengendalian aplikasi yang akan diperiksa meliputi pengendalian input, output, boundary, dan database pada sistem informasi akademik .

Sasaran audit

 Sasaran audit sistem informasi akademik  adalah Untuk mengumpulkan bukti-bukti guna mengetahui apakah sistem informasi akademik yang ada sudah cukup memadai dalam memenuhi pelayanan informasi yang umumnya ada pada sebuah sistem informasi.

  • Tujuan audit sistem informasi akademik adalah untuk mendeteksi kelemahan-kelemahan dalam pengendalian manajemen operasi, manajemen keamanan, input, output, boundary, dan database serta memberikan rekomendasi.
  • Persiapan pemeriksaan lapangan

Instrumen audit yang digunakan dalam audit sistem informasi akademik ini meliputi observasi, wawancara, kuesioner, studi dokumentasi dan testing.

Ada 4 tujuan Audit Sistem Informasi, yaitu:

Mengamankan Asset

Aset (aktiva) yang berhubungan dengan instalasi sistem informasi mencakup: perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), manusia (people), file data, dokumentasi sistem, dan peralatan pendukung lainnya.

Menjaga Integritas Data

Integritas data berarti data memiliki atribut: kelengkapan, baik dan dipercaya, kemurnian, dan ketelitian. Tanpa menjaga integritas data, organisasi tidak dapat memperlihatkan potret dirinya dengan benar atau kejadian yang ada tidak terungkap seperti apa adanya.

Baca Juga:   Representasi Data Komputer
  1. Keputusan maupun langkah-langkah penting di organisasi salah sasaran karena tidak didukung dengan data yang benar.
  2. Perlu pengorbanan biaya.
  3. Oleh karena itu, upaya untuk menjaga integritas data, dengan konsekuensi akan ada biaya prosedur pengendalian yang dikeluarkan harus sepadan dengan manfaat yang diharapkan.
  • Menjaga Efektifitas Sistem

Sistem informasi dikatakan efektif hanya jika sistem tersebut dapat mencapai tujuannya. Oleh karena itu perlu upaya untuk mengetahui kebutuhan pengguna sistem tersebut (user), apakah sistem menghasilkan laporan atau informasi yang bermanfaat bagi user (misal pengambil keputusan), auditor perlu mengetahui karakteristik user.

Biasanya audit efektivitas sistem dilakukan setelah suatu sistem berjalan beberapa waktu. Manajemen dapat meminta auditor untuk melakukan post audit guna menentukan sejauh mana sistem telah mencapai tujuan. Evaluasi ini akan memberikan masukan bagi pengambil keputusan apakah kinerja sistem layak dipertahankan; harus ditingkatkan atau perlu dimodifikasi; atau sistem sudah usang, sehingga harus ditinggalkan dan dicari penggantinya

  • Efisiensi Sumber Daya

Dikatakan efisien jika ia menggunakan sumberdaya seminimal mungkin untuk menghasilkan output yang dibutuhkan. Pada kenyataannya, sistem informasi menggunakan berbagai sumberdaya, seperti mesin, dan segala perlengkapannya, perangkat lunak, sarana komunikasi dan tenaga kerja yang mengoperasikan sistem tersebut.

Instrumen Audit Sistem Informasi

Adapun instrumen yang digunakan untuk memperolah bukti audit yaitu:

  • Observasi

Kegiatan ini dilakukan dengan mengamati langsung ke dalam data pusat sebuah perguruan tinggi atau pusat PTIK sebuah perguruan tinggi dalam melaksanakan kegiatan operasional sehari-hari yang menggunakan komputer.

  • Kuesioner

Kuesioner, yang memuat daftar pertanyaan sehubungan dengan sistem informasi akademik yang akan di audit mencakup hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), dan brainware (sumber daya manusia). Disajikan sebagai berikut:

NoPertanyaanYaTidakKeterangan
1Apakah sudah terintegrasi dengan website utama kampus?   
2Apakah SIA ini dilengkapi dengan info terbaru kampus?   
3Apakah sudah tersedia sub menu untuk semua prodi   
4Apakah sub menu berfungsi dengan baik?   
5Apakah sudah ada kolom agenda kegiatan kampus?   
6Apakah memiliki kategori agenda?   
7Apakah terdapat galeri untuk publikasi foto?   
8Apakah memiliki kategori agenda?   
9Apakah sudah ada fungsi RSS sindikasi, yang berfungsi untuk memudahkan terindex oleh google SEO?   
10Apakah sudah ada form buku tamu?   
11Apakah terdapat fungsi jajak pendapat (polling)?   
12Apakah sudah ada forum diskusi untuk mahasiswa dan karyawan serta dosen?   
13Apakah sudah ada Master perguruan tinggi yang digunakan untuk ekspor data kedalam database EPSBED dikti?   
14Apakah terdapat kurikulum perkuliahan?   
15Apakah kurikulum kuliah sudah menampilkan (kode mata kuliah, sks, teori, sks praktek, sks lapangan, semester pelaksanaan, staff pengajar, dan mata kuliah prasyarat)*?   
16Apakah kurikulum dapat ditampilkan per semester atau per abjad?   
17Apakah sudah ada fitur pancarian mata kuliah bagi mahasiswa?   
18Apakah menu di SIA ini menggunakan icon saja, text saja atau icon beserta text penunjang* ?   
19Apakah ada informasi biaya perkuliahan?   
20Apakah terdapat profil dosen?   
21Apakah terdapat profil mahasiswa?   
22Sudah adakah halaman khusus untuk alumni?   
23Sudah adakah menu untuk pendaftaran KRS semester?   
24Adakah  menu pendaftaran KRS semester pendek?   
25Adakah absensi mahasiswa per mata kuliah?   
26Apakah ada catatan statistik kelas?   
27Apakah dosen pangampu matakuliah dapat memasukkan nilainya sendiri pada SIA?   
28Apakah mahasiswa bisa cetak KHS dan Transkrip?   
29Apakah terdapat database skripsi mahasiswa?   
30Apakah sudah ada menu pendaftaran mahasiswa baru?   
31Apakah menu/fitur pada SIA ini dapat di tambah dan dikurangi tanpa mengubah skrip program?   
32Apakah sudah terdapat menu E-Learning?   
33Apakah terdapat kalender akademik?   
34Apakah keamanan SIA ini baik?   
35Apakah SIA ini pernah di bobol?   
36Apakah SIA ini memiliki fitur lupa password?   
37Apakah SIA ini mengenkripsi datanya seperti password atau username?   
38Apakah ada tingkatan akses dari user yang di ijinkan mengakses SIA ini?   
39Apakah terdapat auto logout jika tidak ada aktivitas dalam beberapa waktu?   
40Apakah SIA ini memiliki log atau catatan kegiatan aktivitas (user dan admin)* ?   
41Apakah sistem operasi server yang digunakan ? (Windows atau Linux)*   
42Apakah file dari SIA ini di simpan di server kampus?   
43Apakah server tempat file dan database SIA ini di simpan terdapat fasilitas backup (harian, mingguan, tahunan)*?   
44Apakah pada server SIA ini terdapat firewall untuk mengantisipasi akses yang tidak diinginkan dari luar?   
45Apakah ada alokasi bandwidth harian, bulanan, tahunan untuk SIA ini?   
46Apakah saat sibuk seperti input KRS SIA ini sering down?   
47Apakah admin yang menangani SIA ini mengerti koding dan database yang di gunakan?   
48Apakah admin yang menangani SIA ini tahu celah keamanan SIA ini?   
49Apakah admin SIA ini sebelumnya diberikan pelatihan?   
50Apakah ada perawatan berkala pada server dan aplikasi SIA ini?   
Wawancara

Wawancara dilakukan dengan orang-orang yang bekerja mengelola dan merawat server serta aplikasi SIA ini, serta beberapa pemakai yang bisa diambil dari dosen dan mahasiswa, untuk mengukur apakah user puas dengan kinerja dan fasilitas yang yang diberikan sistem informasi akademik ini.

Baca Juga:   Review IDwebhost: Kenapa Saya Beralih Hosting Ke Sini?

Berikut beberapa pertanyaan yang biasa ditanyakan dalam audit sistem informasi:

Pertanyaan untuk pengelola sistem informasi akademik?
  1. Kapan biasanya dilakukan perawatan terhadap server atau aplikasi yang digunakan?
  2. Kapan pada saat kapan bandwidth dialokasikan lebih untuk SIA ini?
  3. Jika traffic sedang padat dan server down tindakan apakah yang dilakukan?
  4. Jika ada kerusakan dan tidak bisa ditangani sendiri kepada siapakan harus meminta bantuan?
  5. Apakah ada pemisah antara tim pengelola IT dengan non-IT?
  6. Apasajakan alat K3 yang ada pada ruang server?
  7. Apakah ada fitur lupa password untuk mahasiswa dan dosen? Jika belum bagaimana penanganannya jika dosen dan mahasiswa lupa password login SIAnya?
  8. Jika ada dosen dan mahasiswa yang lupa password harus meminta password baru ke PTIK apakah dikenakan tarif intuk itu?
Pertanyaan untuk pengguna/user sistem informasi akademik
  1. Apakah dengan adanya Sistem Informasi Akademik (SIA)  sangat membantu dalam memperoleh informasi seputar kampus?
  2. Apakah ada kesulitan dalam menggunakan SIA ini?
  3. Apakah ada menu dari SIA ini yang membingungkan?
  4. Apakah ada menu pada SIA ini yang tidak diperlukan?
  5. Apakah pada saat sibuk seperti input KRS online SIA ini pernah sulit diakses atau tidak dapat diakses sama sekali?
  6. Untuk dosen apakah ada kesulitan dalam entry nilai?
  7. Apakah anda pernah mengalami masalah dalam SIA ini?
  8. Apakah anda pernah lupa password untuk login ke SIA ini? Dan apakah pelayanan untuk reset password yang diberikan petugas PTIK memuaskan?
  9. Apakah ada kritik dan saran untuk pengembangan SIA ini agar menjadi lebih baik kedepannya?
Baca Juga:   Pengaruh Budaya Asing Terhadap Gaya Hidup Remaja Indonesia
Studi Dokumentasi

Studi Dokumentasi dilakukan terhadap dokumen tertulis yang digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatan operasional dalam mengelola sistem informasi akademik sehari hari yang menggunakan komputer seperti uraian tugas dan wewenang. Salah satu tujuan studi dokumentasi adalah untuk mengetahui uraian tugas dan wewenang serta pemisahan tugas dari masing-masing pengelola sistem informasi.

Kesimpulan

Audit sistem informasi merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mengukur kinerja dan standarisasi sebuah sistem informasi akademik. Biasanya audit dilakukan dalam kurun waktu tertentu sejak sistem informasi tersebut digunakan, untuk mengukur keandalan sistem informasi tersebut setelah digunakan dalam kurun waktu tertentu.

Oleh karena itu dibuatlah instrumen untuk mengukur sistem informasi tersebut yang berupa observasi, kuesioner, wawancara, dan studi dokumentas, yang didalamnya terdapat indikator pengukuran. Setelah dilakukan audit maka akan didapatkan temuan baik itu temuan positif maupun temuan negatif. Temuan inilah yang nantinya digunakan untuk pengembangan sebuah sistem informasi agar menjadi lebih baik dimasa yang akan datang.

Dalam audit semua aspek diukur, mulai dari kinerja sistem informasi setelah beberapa waktu digunakan, baik itu hardware, software, keamanan dan sumberdaya manusia yang mengelolanya, dan tak kalah penting adalah kepuasan pengguna dari sistem informasi tersebut. Seharusnya setiap aspek tersebut di pisahkan instrumennya, namun dalam instrumen kali ini tidak saya pisahkan dalam masing-masing aspek, namun indikator yang saya gunakan sudah mencakup semua aspek tersebut baik hardware, software, brainware, dan keamanan pada sistem informasi tersebut secara umum.

Referensi

jsi.cs.ui.ac.id. Audit Sistem informasi dan Teknologi Informasi. Diakses tanggal 12 Mei 2014

staff.uny.ac.id. Audit Sistem Informasi Berbasis komputer. Diakses tanggal 12 Mei 2014.

elearning.upnjatim.ac.id. Audit Sistem Informasi. Diakses tanggal 12 Mei 2014.

https://www.unsika.ac.id. Pengukuran Kinerja Sistem Informasi Akademik. Diakses tanggal 13 Mei 2014.

repository.widyatama.ac.id. Model Audit Sistem Informasi Akademik. Diakses tanggal 13 Mei 2014.

www.poltekkes-solo.ac.id. Evaluasi (Audit) Sistem Informasi Akademik. Diakses Tanggal 13 Mei 2014

Sekian pembahasan singkat tentang Instrumen Audit Sistem Informasi Akademik semoga bermanfaat bagi anda, dan jika artikel ini berguna bagi anda, silahkan bagikan/share postingan ini. Terima kasih telah berkunjung.


Baca Juga:

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar anda diproses.