Pengertian Sistem Informasi Manajemen Beasiswa

1. PENDAHULUAN
   

Pengertian Sistem Informasi Menurut Para Ahli – Secara umum Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.

Menurut Mc leod, Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi

Menurut Tata Sutabri, S.Kom., MM Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan.

Menurut Erwan Arbie, Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, membantu dan mendukung kegiatan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan.

Menurut Tafri D. Muhyuzir, Sistem informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya.

Menurut O’Brien,  sistem  informasi   adalah   suatu   kombinasi terartur apapun dari people (orang), hardware (perangkat keras), software (piranti lunak), computer networks and data communications (jaringan komunikasi), dan database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi.

Menurut Leitch Rosses mengemukakan sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolah transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Menurut Lani Sidharta, “Sebuah sistem informasi adalah sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen – komponen manual dan komponen – komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, memproses data, dan menghasilkan informasi untuk pemakai”

Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam buku Jogiyanto HM., (1999: 11), “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”

Menurut Gordon B. Davis (1991: 91), “Sistem informasi adalah suatu sistem yang menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai dengan instruksi dan mengeluarkan hasilnya.”

Informasi dalam lingkup sistem informasi memiliki beberapa ciri  yaitu:

1. Baru, informasi yang didapat sama sekali baru dan segar bagi penerima.
2. Tambahan, informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan pada informasi yang telah ada.
3. Korektif, informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi yang salah sebelumnya.
4. Penegas, informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada.

2. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BEASISWA
   

Sistem informasi manajemen adalah serangkaian subsistem rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Fungsi utama Sistem Informasi Manajemen (SIM) ada empat, yakni:

1. Pencarian Data
2. Pengelolaan Data Menjadi Informasi
3. Penginformasian Data Kepada User
4. Penyimpanan Data

Saat ini, Sistem Informasi Manajemen sudah digunakan dalam berbagai bidang, mulai dari bidang pendidikan, kedokteran, industri, dan bidang yang membutuhkan informasi secara intens. Khusus dalam bidang pendidikan, jika sebuah sistem informasi, khususnya Sistem Informasi Manajemen (SIM) diimplementasikan di instansi pendidikan untuk membantu pengambilan keputusan, nantinya akan sangat membantu sebagian besar proses perkuliahan. Dari segi manajemen perkuliahan, yang dilibatkan bukan hanya dari present events, namun juga past events sebagai bahan evaluasi dan input untuk perencanaan di masa mendatang.

Sistem informasi beasiswa adalah sistem yang membantu seseorang atau pembuat keputusan untuk memutuskan apakah seseorang dalam hal ini mahasiswa dan mahasiswi layak mendapatkan beasiswa, tentu dengan aturan-aturan yang berlaku dan telah di tetapkan sebelumnya. Misalnya 1) mahasiswa atau mahasiswi tergolong kurang mampu namun memiliki kemampuan akademik baik dalam perekonomiannya sehingga layak mendapatkan beasiswa. Atau, 2) mahasiswa atau mahasiswi memiliki kemampuan akademik yang baik sehingga layak mendapatkan beasiswa.

3. SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN
   

Definisi Sistem Pendukung Keputusan (SPK) secara sederhana adalah sebuah sistem yang digunakan sebagai alat bantu menyelesaikan masalah untuk membantu pengambil keputusan (manajer) dalam menentukan keputusan tetapi tidak untuk menggantikan kapasitas manajer namun hanya memberikan pertimbangan. SPK ditujukan untuk keputusan-keputusan yang memerlukan penilaian atau pada keputusan-keputusan yang sama sekali tidak dapat didukung oleh algoritma.

SPK memiliki karakteristik dan kemampuan adalah sebagai berikut:

1. Mendukung seluruh kegiatan organisasi
2. Mendukung beberapa keputusan yang saling berinteraksi
3. Dapat digunakan berulang kali dan bersifat konstan
4. Terdapat dua komponen utama, yaitu data dan model
5. Menggunakan baik data eksternal dan internal
6. Memiliki kemampuan what-if analysis dan goal seeking analysis
7. Menggunakan beberapa model kuantitatif.

SPK dapat terdiri dari tiga subsistem utama yang menentukan kapabilitas teknis SPK yaitu:

1. Subsistem Manajemen Basis Data

Subsistem data merupakan bagian yang menyediakan data-data yang dibutuhkan oleh Database Management Subsistem (DBMS).

2. Subsistem Manajemen Basic Model

Subsistem model dalam sistem pendukung keputusan memungkinkan pengambil keputusan menganalisa secara utuh dengan mengembangkan dan membandingkan alternatif solusi.

3. Subsistem Dialog

Subsistem dialog merupakan bagian dari sistem pendukung keputusan yang dibangun untuk memenuhi kebutuhan representasi dan mekanisme kontrol selama proses analisa dalam sistem pendukung keputusan ditentukan dari kemampuan berinteraksi antara sistem yang terpasang dengan user.

4. SPESIFIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BEASISWA
   

Pada sistem informasi yang saya tinjau ini merupakan sistem informasi yang berbasis website, aplikasi sistem informasi manajemen beasiswa ini disisipkan dalam sebuah website utama. Sehingga aplikasi ini dapat diakses dari manapun dengan koneksi internet. Spesifikasi sistem ini tidak jauh berbeda dengan sistem infomasi berbasis website lainya hanya saja kegunaan utamanya adalah membantu mementukan layak atau tidaknya seorang mahasiswa mendapatkan beasiswa. Adapun spesifikasi sistem informasi manajemen beasiswa ini antara lain:

1. Pendaftaran Beasiswa

Mahasiswa dapat mendaftar sendiri pada form yang telah disediakan pada halaman Sistem informasi manajemen beasiswa dengan mengisi field yang tersedia yang selanjutnya akan masuk ke dalam proses pendataan mahasiswa.

2. Pendaataan mahasiswa

Pendataan mahasiswa pada Sistem Informasi ini adalah penggolongan mana saja siswa yang dianggap layak mendapatkan beasiswa dan yang tidak layak mendapatkan beasiswa. Misalnya, menggolongkan mahasiswa yang kurang mampu dalam perekonimiannya kemudian mahasiswa yang berprestasi dalam bidang akademiknya.

3. Info Pencairan

Pada halaman user atau penerima beasiswa informasi mengenai beasiswa bisa didapatkan dengan sangat mudah, mulai dari berita mengenai beasiswa, info pencairan selanjutnya dan jumlah dana atau total beasiswa yang sudah cair.

4. Pelaporan

Fungsi pelaporan pada sistem informasi beasiswa ini adalah dimana biasanya asal dana beasiswa ini berasal dari sebuah instansi tertentu atau dari pemerintah, pelaporan disini merupakan menu untuk memenuhi syarat administrasi dari sebuah mekanisme pencairan beasiswa yang biasanya wajib dilakukan oleh instansi penerima beasiswa baik dari instansi swasta maupun instansi negeri. Dengan adanya menu pelaporan ini syarat administrasi tidak lagi harus dibuat manual, karena data hanya perlu di export dari database sistem informasi beasiswa ini kemudian hasilnya akan sesuai dengan ketentuan administrasi yang diinginkan.

5. POTENSI UNTUK MENJADI DECISION SUPPORT SYSTEM (DSS)
   

Sistem Informasi Manajemen Beasiswa ini merupakan Decision Support System (DSS) atau sistem penunjang keputusan karena sistem informasi manajemen beasiswa ini membantu dalam mengambil keputusan apakah mahasiswa layak atau tidak untuk mendapatkan beasiswa.

6. AKSES ONLINE/OFFLINE
   

Sistem informasi manajemen beasiswa yang saya tinjau ini merupakan sistem informasi manajemen beasiswa berbasis web, dimana untuk mengakses sistem informasi ini bisa dilakukan secara offline dan online. Namun agar lebih efektif sistem ini mengharuskan mahasiswa yang ingin mendapatkan beasiswa mendaftar dan mengisi formulir yang telah di sediakan. Maka, sistem informasi manajemen beasiswa ini di sajikan dalam bentuk online yang di link-kan pada website utama dan dapat diakses dimana saja.

7. TUJUAN DAN FUNGSI SISTEM INFORMASI
   

Tujuan dan fungsi utama dikembangkannya sistem informasi manajemen beasiswa ini adalah untuk membantu para mahasiswa yang akan mendaftarkan diri untuk mendapatkan beasiswa dan membantu pembuat keputusan guna menentukan layak tidaknya seorang mahasiswa mendapatkan beasiswa. Selain itu sistem informasi manajemen beasiswa ini juga memudahkan dalam mendata, mengelompokkan mahasiswa, dan memudahkan pembuatan data administrasi. Karena sistem ini sudah di rancang sesuai dengan kebutuhan yang mana semua laporan tentang beasiswa dapat langsung di export dan di print.

8. MEKANISME SISTEM
   

Mekanisme sistem informasi manajemen beasiswa ini adalah sebagai berikut:

1. PENGEMBANGAN SISTEM
   

Sebagaimana yang telah disampaikan pada pembahasan diatas bahwa sistem informasi manajemen beasiswa ini merupakan sistem yang berbasis web, oleh karena itu sistem ini sudah terintegrasi dengan sebuah website utama, dalam hal ini website kampus dan dapat diakses dimanapun dan kapanpun selama terkoneksi dengan jaringan internet. Sebagai Decision Support System (DSS) atau Sistem Penunjang Keputusan (SPK), sistem ini bisa dikatakan demikian karena sudah membantu dalam mengambil keputusan, dalam hal ini menentukan mahasiswa yang mendapatkan dan tidak mendapatkan beasiswa.

10. SPESIFIKASI DECISION SUPPORT SYSTEM (DSS) DITINJAU DARI HARDWARE, SOFTWARE, DAN BRAINWARE.
    

Sebuah sistem penunjang keputusan memiliki spesifikasi baik spesifikasi software tersebut maupun spesifikasi teknologi yang mendukung berjalannya sebuah sistem informasi tersebut dalam hal ini sistem informasi manajemen beasiswa ini memiliki spesifikasi sebagai berikut:

1. Hardware

Sistem informasi manajemen beasiswa ini akan lebih maksimal jika berjalan pada spesifikasi hardware sebagai berikut:

1. Sebuah Personal Computer (PC) dengan prosesor minimal Intel core two duo (core 2 duo).
2. Random Access Memory (RAM) minimal 1 Gigabyte.

2. Software

Sistem informasi manajemen beasiswa ini akan lebih maksimal jika berjalan pada spesifikasi software sebagai berikut:

1. PHP Engine dengan PHP versi 5.4 (PHP5).
2. Database MySql dengan program XAMPP, atau LAMPP pada sistem operasi Linux Debian.
   3. Braiware

Brainware dalam hal ini orang yang menjalankan program atau orang yang mengoprasikan sistem informasi manajemen beasiswa ini harus memiliki kemampuan antara  lain:

1. Menguasai bahasa pemrograman minimal HTML, PHP, CSS, dan Javascript.
2. Menguasai database MySql.
3. Menguasai Microsoft Office dan Excel.
4. Memahami troubleshooting komputer.

DAFTAR PUSTAKA

Buku Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen, 2005, Yogyakarta, Andi.

Mcleod, Raymond, 2001, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta, PT. Prenhallindo.

Arbie, E., 2000, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Edisi Ke-7, Jilid 1, Bina Alumni Indonesia, Jakarta.

Muhyuzir T.D., 2001, Analisa Perancangan Sistem Pengolahan Data, Cetakan Kedua, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.

Lani Sidharta, Pengantar Sistem Informasi Bisnis, P.T. ELEX Media Komputindo, Jakarta: 1995.

Jogiyanto HM., Analisis dan Disain Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta: 1999.

Gordon B. Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian 1, PT Pustaka Binamas Pressindo, Jakarta: 1991.