Pengertian Rapat

Diposting pada

Pengertian Rapat – Rapat merupakan bagian dari sarana komunikasi langsung yang rutin dilaksanakan oleh pemimpin dan para staf di dalam sebuah organisasi. Rapat sering diselenggarakan oleh banyak organisaasi. Jadi, dengan kata lain rapat memiliki peranan yang sangat penting dalam upaya menjalin kerjasama antar karyawan, menentukan arah dan mencapai visi organisasi.

Seluruh departemen dalam organisasi di tuntut untuk melaksanakan rapat secara efektif. Namun, pada kenyataannnya organisasi masih belum dapat mengelola rapat dengan baik, sehingga terkadang tujuan dari rapat tidak dapat tercapai.

Rapat formal maupun informal yaitu kegiatan rutin dalam sebuah organisasi. Hal terpenting adalah pertimbangan penyelenggaraan rapat. Tidak perlu diadakan rapat kecuali bila topiknya penting, tidak dapat ditunda dan memerlukan suatu pertukaran ide-ide. Jika aliran informasi hanya bersifat satu arah dan tidak memerlukan umpan balik maka tidak perlu menjadwalkan sebuah rapat. Terdapat beberapa alasan diadakannya rapat, yaitu:

  1. Sarana distribusi dan pertukaran informasi,
  2. Menjalankan peran dan fungsi organisasi,
  3. Informasi yang di dapat semua orang sama,
  4. Memerlukan prespektif yang berbeda, brainstorming, Untuk pemecahan masalah, kerjasama,   koordinasi antar personal, tim atau bidang serta
  5. Mencari komitmen bersama terhadap suatu keputusan atau kebijakan.

Untuk itu, pengelolaan rapat yang efektif menjadi salah satu faktor kunci keberhasilan sebuah organisasi. Selain itu, keefektifan dalam memimpin rapat sangat penting karena merupakan langkah pertama pimpinan dalam memberi informasi kepada bawahan dan mengkoordinasi langkah- langkahnya. Pengarahan dan pengawasan pun merupakan produk penting dari sebuah rapat.

Sebelum mempelajari lebih jauh tentang cara mengelola rapat yang baik dalam sebuah organisasi. Sebaiknya mempelajari pengertian dari rapat. Rapat ialah pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok untuk membicarakan suatu masalah atau topik tertentu. Pendapat lain menyatakan rapat (conference atau meeting) adalah alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Menurut Nunung dan Ratu Evi “rapat merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya”. Kemudian Wursanto memberikan beberapa pandangan pengertian yang kemudian bisa disimpulkan oleh penulis:

Baca Juga:   Aplikasi Video Call Random Terbaik Anti Banned
  1. Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
  2. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok
  3. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.
  4. Juga dapat dikatakan rapat adalah komunikasi kelompok secara resmi.
  5. Rapat adalah pertemuan antara para anggota dilingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan, suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
  6. Secara singkat dapat dikatakan rapat adalah pertemuan para anggota organisasi/para pegawai   untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.

Jadi dapat disimpulkan rapat adalah bentuk komunikasi langsung yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi yang dapat dirumuskan. Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, diantanya:

  1. Membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah dan lain-lain yang harus dirundingkan atau didiskusikan secara bersama.
  2. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
  3. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang disembunyikan serta prasangka).
  4. Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.

Rapat atau meeting merupakan kegiatan yang paling penting bagi sebuah organisasi atau perusahaan untuk membicarakan berbagai macam masalah baik secara berkala maupun tidak, sesuai dengan tingkat kebutuhan dan tingkat permasalahan yang dialami organisasi. Permasalahan utama rapat ialah terkadang tidak bisa memecahkan masalah. Justru yang terjadi hanya membicarakan dan menampung masalah, terkadang justru menambah masalah baru. Seringkali terjadi hanya perdebatan tidak menentu demi mempertahankan kepentingan kelompok sehingga akhirnya tujuan rapat tidak tercapai.

Baca Juga:   Daftar Aplikasi Penghasil Uang Scam
Menentukan Tujuan Rapat

Rapat dapat diadakan untuk berbagai tujuan. Tujuan harus dijelaskan terlebih dahulu kepada pimpinan dan peserta rapat. Hal ini bisa membantu setiap orang mensukseskan rapat. Tujuan rapat umumnya dapat dimasukan dalam salah satu kategori berikut. Tentukan dahulu termasuk kategori apa suatu rapat dan pastikan semua peserta tahu akan hal ini, yaitu:

  1. Memilah informasi atau saran
  2. Mengeluarkan instruksi
  3. Memecahkan keluhan atau pertentangan
  4. Membuat atau menerapkan keputusan
  5. Mencari ide kreatif

Mengajukan proposal untuk dibahas dan, biasanya, untuk diputuskan.

Beberapa tujuan diadakan rapat diantaranya:

  1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
  2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
  3. Sebagai alat koordinasi antara internal atau antar eksternal.
  4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah- masalah yang sedang terjadi.
  5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
  6. Manampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).
  7. Dan lain-lain.
Jenis-jenis Rapat
Rapat Berdasarkan Tujuan, diantaranya;
  1. Rapat Penjelasan (Teaching Conference) yaitu rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada anggota tentang kebijakan yang diambil oleh pimpinan organisasi.
  2. Rapat Pemecahan Masalah (Problem Sulfing Conference) yaitu rapat yang bertujuan untuk mencari pemecahan masalah tentang suatu masalah yang sedang di hadapi.
  3. Rapat Perundingan (Negotiation Conference) yaitu rapat untuk menghindari suatu perselisihan. Mencari jalan tengah agar tidak selalu merugikan kedua belah pihak.
Rapat Berdasarkan Sifatnya, diantaranya;
  1. Rapat formal yaitu rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu. Menurut ketetentuan yang berlaku dengan persetujuan secara resmi mendapat undangan.
  2. Rapat informal yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal. Rapat terjadi setiap saat, kapan saja, di mana saja dan dengan siapa saja.
  3. Rapat terbuka yaitu rapat yang dapat di hadiri oleh setiap karyawan yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.
  4. Rapat tertutup yaitu rapat yang di hadiri oleh karyawan atau peserta khusus atat tertentu, yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang bersifat rahasia.
  5. Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya, diantaranya;
  6. Rapat mingguan yaitu rapat yang diadakan sekali dalam seminggu, yang membahas masalah-masalah rutin yang di hadapi oleh masing-masing peserta.
  7. Rapat bulanan yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali, tiap akhir bulan. Untuk membahas hal-hal/peristiwa pada bulan lalu.
  8. Rapat semester yaitu rapat yang diadakan tiap semester, yang bertujuan untuk mengadakan evaluasi hasil kerja
Baca Juga:   Kiat Sukses Membangun Kepercayaan Konsumen Terhadap Bisnis

Selama 6 bulan yang lalu dan mengambil langkah selanjutnya dalam jangka waktu 6 bulan berikutnya.

Rapat tahunan yaitu rapat yang diadakan sekali dalam setahun (maksudnya rapat pemegang saham)

Rapat Berdasarkan Frekuensinya, diantaranya;
  1. Rapat rutin adalah rapat yang telah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan)
  2. Rapat incidental adalah rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada masalah yang dihadapi.
Rapat Berdasarkan Namanya, diantaranya;
  1. Rapat kerja yaitu rapat yang membicarakan keseluruhan unit kerja dan rapat ini biasanya di adakan satu tahun sekali.
  2. Rapat dinas yaitu rapat yang diadakan untuk kepentingan pembicaraan urusan kantor sehari-hari yang menyangkut kedinasan.
  3. Musyawarah kerja.

Sekian dulu penjelasan singkat tentang Pengertian Rapat semoga dapat menjadi referensi bagi anda, dan jika postingan ini dirasa menarik bagi anda silahkan bagikan/share postingan ini. Terima kasih telah berkunjung.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.